Déclaration de confidentialité à l'attention des relations d'affaires et relations externes

Chez Manuchar, nous attachons une grande importance à la protection de la vie privée de toutes les personnes auprès desquelles nous collectons des données. Nous traitons et sécurisons ces données avec le plus grand soin, conformément à la législation applicable. Nous mettons tout en œuvre pour protéger les données personnelles qui nous sont fournies contre la perte, la destruction, la divulgation, l'accès non autorisé ou l'utilisation inappropriée.

Dans cette déclaration de confidentialité, nous expliquons qui nous sommes, quand et pourquoi nous avons besoin de vos informations personnelles, quelles informations nous collectons, comment et pendant combien de temps nous les traitons, à qui nous pouvons les transmettre, quels sont vos droits et comment vous pouvez les exercer.

Cette déclaration de confidentialité vous est destinée lorsque :

vous êtes une personne de contact avec l'un de nos clients (potentiels), fournisseurs ou prestataires de services professionnels ;
vous êtes une personne de contact au sein d'une institution (entreprise, gouvernement, fédération professionnelle d'employeurs ou de salariés, école, université, partenaire, etc.) avec laquelle nous (souhaitons) établir ou maintenir une forme de contact ou de coopération ;
vous êtes un visiteur de ce site web.

Si vous choisissez de nous fournir volontairement des informations, nous utiliserons ces informations conformément à la présente déclaration de confidentialité.

Cette déclaration de confidentialité s'applique par défaut lorsqu'aucune autre déclaration de confidentialité spécifique à un pays donné ne vous a été communiquée ou n'a été publiée sur le site web de Manuchar : www.manuchar.com. Si une déclaration de confidentialité spécifique à un pays spécifique vous a été communiquée ou a été publiée sur le site web du pays en question, cette déclaration de confidentialité prévaudra.

1.1. Quelles sont les données personnelles?

Les données personnelles sont définies comme suit :

toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable, une "personne physique identifiable" étant une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques de l'identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.

1.2. Qui sommes nous?

Les sociétés énumérées à l'annexe 1* (désignées ensemble sous le nom de Manuchar) sont chacune responsables du traitement de vos données personnelles (responsables distincts au sens du règlement général européen sur la protection des données du 27 avril 2016 (RGPD).

1.3. Quand collectons-nous vos données personnelles?

Nous collectons vos données dès que vous nous fournissez vos propres données. Cela peut se faire par e-mail, par SMS, en utilisant notre site web, oralement (par téléphone, lors d'une visite dans votre entreprise, lors d'un événement, d'une formation, etc.), en remettant votre carte de visite ou de toute autre manière possible.), par la remise de votre carte de visite ou par tout autre moyen. Cela se produit également lorsque votre entreprise ou organisation vous enregistre auprès de nous en tant que personne de contact.

Nous pouvons également collecter vos informations lorsqu'elles ont été rendues accessibles au public, ou lorsque vous les avez vous-même rendues publiques sur des médias publics/sociaux (par exemple LinkedIn) et que cela montre que vous êtes la bonne personne à contacter pour engager une conversation dans le cadre de nos activités.

1.4. Pourquoi avons-nous besoin de vos données personnelles?

Nous collectons vos données personnelles aux fins mentionnées ci-dessous et n'utiliserons pas ces données à d'autres fins sans vous en informer au préalable et, si nécessaire, sans vous demander votre consentement.

Nous utilisons vos informations pour présenter et mener nos activités commerciales à vous, ou à votre entreprise ou organisation, pour présenter et développer des projets communs, des partenariats, pour représenter les intérêts de Manuchar ou pour fournir des services en tant que fournisseur ou consultant.

Plus précisément, nous utiliserons vos données personnelles, le cas échéant :

pour vous fournir des informations sur les activités de Manuchar et pour mieux les adapter à vos besoins et désirs ou à ceux de votre entreprise ou organisation;
pour établir une relation commerciale avec vous ou votre entreprise ou organisation, pour conclure et maintenir un accord commercial et pour permettre son exécution;
pour échanger avec vous des informations sur les produits et services que nous proposons, ainsi que pour en assurer la facturation et le traitement comptable;
vous contacter pour des offres commerciales, des bulletins d'information, des événements, des ateliers et d'autres promotions/campagnes de marketing de Manuchar susceptibles de vous intéresser;
pour pouvoir vous contacter en votre qualité d'institution publique (gouvernement, université, fédération professionnelle, etc.) afin de représenter les intérêts de Manuchar;
pour contrôler et mesurer la qualité de nos services. À cette fin, nous, ou un tiers désigné par nous, pouvons vous demander de participer à des enquêtes et utiliser et traiter les informations obtenues pour améliorer la qualité de nos services;
pour assurer la sécurité des opérations.
pour atteindre les objectifs de la direction, notamment en fournissant des informations de gestion, en effectuant des contrôles internes pour prévenir la fraude et en réalisant des audits (internes/externes) ;
pour vous permettre d'exercer vos droits et pour démontrer rétrospectivement que nous avons exercé ces droits.

Nous utilisons et traitons vos données personnelles, selon le type de traitement, sur la base de :

notre relation (pré)contractuelle et toutes les obligations légales de Manuchar y afférentes : lorsque nous négocions ou concluons un accord avec vous ou avec votre entreprise ou organisation, nous avons besoin d'un certain nombre d'informations de votre part ou de la part des personnes impliquées dans votre entreprise ou organisation afin de pouvoir soumettre et discuter d'une offre appropriée, de pouvoir préparer, rédiger et ensuite exécuter correctement cet accord. Si vous ne souhaitez pas que vos données personnelles soient traitées dans ce contexte, il ne nous est pas possible de conclure ou de fournir le service
l'intérêt légitime de Manuchar ou d'un tiers : si nécessaire, nous utiliserons vos données pour répondre aux intérêts légitimes de Manuchar ou de tiers. Il peut s'agir, par exemple, de la fourniture et de la promotion de tous les services et/ou de messages informatifs qui correspondent à ce que vous pouvez raisonnablement vous attendre à recevoir de notre part dans le cadre de notre relation existante ou future potentielle. Cela peut également être fait pour des contrôles d'accès ou des contrôles et audits internes afin de garantir la sécurité et la continuité de nos systèmes et de nos entreprises. Cet intérêt légitime est également présent lorsque nous devons conserver vos dossiers dans le cadre de l'introduction, de l'exercice ou de la justification d'une éventuelle action en justice.
votre consentement : vous nous donnez votre accord pour traiter vos données personnelles dans le cadre de demandes d'information, de plaintes, etc.

1. 5. Quelles sont les données personelles que nous traitons?

En premier lieu, nous traitons vos données personnelles qui sont nécessaires pour permettre la bonne exécution de notre activité commerciale : votre nom et prénom, votre fonction (titre), votre adresse professionnelle et vos coordonnées professionnelles (numéro de téléphone ou de portable et/ou adresse e-mail). Des informations complémentaires (par exemple, la langue préférée, le département de travail) ne sont pas toujours nécessaires mais peuvent être souhaitables dans le cadre du développement de notre relation d'affaires ou afin de mieux adapter nos services et actions commerciales à vos intérêts, souhaits et besoins.

D'autres données sont totalement facultatives et sont uniquement destinées à entretenir une bonne relation personnelle avec vous (par exemple, la date de votre anniversaire, vos loisirs). Si vous choisissez de nous communiquer ce type d'informations personnelles, nous pouvons les traiter dans notre base de données.

Il vous est conseillé de nous informer de toute modification de vos données personnelles dans les meilleurs délais.

1.6. Avec qui partageons-nous vos données personnelles?

Manuchar peut transférer certaines de vos données personnelles uniquement si cela s'avère nécessaire aux fins énoncées au point 1.3, pour l'exécution de l'accord existant entre nous, pour l'exécution d'une obligation légale (de Manuchar ou d'un tiers), pour la protection d'un intérêt légitime (de Manuchar ou d'un tiers), ou pour traiter votre demande ou votre plainte:

1. à toutes les autres sociétés du groupe Manuchar, par exemple:
- la réalisation des objectifs de notre relation commerciale;
- les services internes (tâches administratives, titres de service, facturation, comptabilité clients et fournisseurs, gestion des débiteurs, etc;)
- des promotions et des campagnes de marketing dans le cadre de nos services ;
- l'information de gestion;
- les audits internes;
- les services internes;
- le filtrage des personnes dans le cadre de la législation pertinente sur les sanctions financières;

2. aux sous-traitants et fournisseurs de Manuchar, notamment pour :
- la fourniture de services ou l'exécution de tâches et de commandes au nom et pour le compte de Manuchar (par exemple, les fournisseurs informatiques, les fournisseurs de cloud, les bureaux d'enquête, la sécurité d'accès);

3. aux auditeurs de notre entreprise, aux bureaux d'audit et de certification, entre autres :
- l'audit de nos comptes annuels;
- l'obtention et la conservation de certains certificats;
- audit des dossiers de subvention;

4. à divers organismes gouvernementaux dans le cadre d'inspections et d'enquêtes, dont, entre autres:
- les inspections et les organismes d'accréditation fédéraux et régionaux;
- les organismes de sécurité sociale;
- les autorités fiscales;

5. à tous les autres tiers lorsque la loi, par une ordonnance ou un jugement d'un tribunal nous y oblige.

Manuchar ne vend pas, ne loue pas et ne met pas vos informations personnelles à la disposition de tiers à des fins commerciales.

Dans le cadre du développement des activités de Manuchar, Manuchar peut vendre des activités ou des actifs. En cas de vente, de fusion, de réorganisation, de dissolution ou d'événement similaire, vos données personnelles et autres informations peuvent faire partie des actifs transférés.

Lorsque nos fournisseurs traitent vos données personnelles pour le compte de Manuchar, ils agissent en tant que sous-traitants tels que définis dans le GDPR. Nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour nous assurer qu'ils protègent adéquatement vos données personnelles.

Dans certains cas exceptionnels, vos données personnelles peuvent être transférées depuis l'Espace économique européen en dehors de l'Espace Economique Européen ou entre différentes entités de Manuchar en dehors de l'EEE. Manuchar prend les mesures de sécurité contractuelles et techniques nécessaires pour garantir que toutes les données personnelles transférées sont protégées de manière adéquate contre la perte ou le traitement illégal. Pour toute autre question à ce sujet, veuillez contacter le service juridique de Manuchar.

1.7. Combien de temps conservons-nous vos données personelles?

Vos données à caractère personnel seront conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs décrits au point 1.3 et au respect de nos obligations légales.

En règle générale, les données personnelles obtenues par le biais de notre site web sont conservées pendant une période de 5 ans.

Les données personnelles traitées dans le cadre du marketing direct, par exemple pour nos newsletters, seront en principe conservées pendant une période de 5 ans à compter du dernier contact avec notre société. Nous pouvons toutefois conserver vos données personnelles plus longtemps à ces fins si vous êtes entre-temps devenu notre client, à savoir pendant une période de 10 ans à compter de la livraison des produits ou services, ou du dernier contact avec notre société si celui-ci a lieu plus tard.

En règle générale, les données personnelles dans le cadre de l'utilisation de nos services sont conservées pendant une période de 10 ans à compter de la fin de la relation contractuelle (y compris les périodes de garantie et les services après-vente).

En fonction de la situation spécifique, nous pouvons toutefois conserver vos données personnelles pendant une période plus longue. Ce sera notamment le cas si l'une des périodes suivantes est plus longue : (i) aussi longtemps que nécessaire pour l'activité ou le service concerné ; (ii) aussi longtemps que nous sommes autorisés à envoyer du matériel de marketing sur la base de votre consentement ou aussi longtemps qu'il existe une relation client ; (iii) toute période de conservation requise par la loi ; ou (iv) la fin de la période au cours de laquelle des litiges ou des enquêtes pourraient survenir.

1.8. Quelles sont nos mesures de sécurité?

Manuchar fait tout ce qui est en son pouvoir pour protéger de manière optimale vos données personnelles contre toute utilisation illicite. Nous le faisons au moyen de mesures physiques, administratives et technologiques.

Par exemple : seules les personnes autorisées peuvent accéder à nos bureaux et à nos systèmes et l'accès est limité aux systèmes dont elles ont besoin pour des raisons professionnelles. Ces personnes doivent connaître et appliquer correctement nos politiques internes de confidentialité et de protection des données. Dans la mesure où des données sont transmises à des tiers, Manuchar convient avec ces tiers qu'ils assurent également une protection optimale des données personnelles.

1.9. Quels sont vos droits?

Manuchar traite vos données personnelles conformément aux dispositions de la présente déclaration de confidentialité. Dans la mesure où le GDPR s'applique à vous en tant que personne concernée, vous disposez d'un certain nombre de droits que vous pouvez exercer à tout moment.

Vous pouvez exercer les droits suivants :

droit d'opposition
Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles. Cela ne peut se faire que contre un traitement effectué sur la base des intérêts légitimes de Manuchar ou d'un tiers (voir ci-dessus au point 1.3). En exerçant ce droit, vous devrez indiquer exactement à quel traitement vous vous opposez et pour quelles raisons spécifiques liées à votre situation particulière. Cela est nécessaire pour pouvoir procéder à une pesée correcte des intérêts. Vous pouvez facilement vous opposer à l'utilisation de votre adresse électronique pour les bulletins d'information, les promotions et les campagnes de marketing de Manuchar. Dans chaque e-mail que vous recevez de notre part à cet égard, vous avez toujours la possibilité de vous désinscrire.
droit d'accès
Vous pouvez demander si vos données personnelles sont traitées ou non.
Si tel est le cas, vous pouvez accéder à ces données personnelles et demander les informations suivantes : les finalités du traitement, les catégories de données personnelles que nous détenons à votre sujet, les catégories de destinataires (pays tiers ou organisations internationales), les périodes de conservation ou les critères pour les déterminer, vos autres droits, les autres sources d'origine de vos données et l'existence d'une prise de décision automatisée. En fournissant ces informations, nous devons toujours tenir compte des droits et libertés d'autres personnes.
droit de rectification (correction et complément)
Vous pouvez demander à corriger ou à compléter les données (personnelles) que vous considérez comme incorrectes ou incomplètes. Lors de l'exercice de ce droit, vous devrez indiquer exactement les données que vous souhaitez corriger ou compléter.
droit à la portabilité des données
Vous avez le droit d'obtenir que les données personnelles que vous avez fournies à Manuchar vous-même soient transférées par Manuchar sous forme électronique à vous-même (via l'adresse électronique que vous avez fournie) ou à toute autre personne désignée par vous (via son adresse électronique que vous avez fournie) dans la mesure où nous les traitons de manière automatisée.
droit à l'effacement (droit à l'oubli)
Dans les cas prévus par le GDPR, nous supprimerons vos données personnelles à votre demande.
droit à la restriction du traitement
Vous avez le droit de restreindre le traitement de vos données personnelles lorsque :
Vous contestez l'exactitude de vos données personnelles (pour la durée du contrôle de Manuchar).
le traitement de vos données personnelles par Manuchar serait illégal mais vous ne souhaitez toujours pas invoquer votre droit à la suppression des données.
vous vous êtes opposé au traitement de certaines de vos données personnelles (tant que les intérêts sont mis en balance).
droit de retirer votre consentement

Dans la mesure où le traitement est fondé sur un consentement préalable, vous avez le droit de retirer votre consentement. Le retrait de votre consentement n'affecte pas la légalité du traitement de ces données avant le retrait ni la légalité du traitement.

En principe, vous pouvez exercer vos droits gratuitement. Pour ce faire, vous devez nous en informer par e-mail privacy@manuchar.com.

Au plus tard dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre courrier électronique, nous vous informerons par écrit de la suite donnée à votre demande. En fonction de la difficulté de votre demande ou du nombre de demandes que nous recevons d'autres personnes, ce délai peut être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous informerons de cette prolongation dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre courrier électronique. Dans certains cas (par exemple, obligations légales, droits d'autres personnes ou délais de prescription), vous ne pourrez pas ou pas entièrement exercer vos droits. Vous recevrez alors un message à ce sujet avec les raisons pour lesquelles nous ne pouvons pas, ou pas entièrement, donner suite à votre demande.

1.10. Cookies

Sur nos sites web, nous utilisons des cookies et des statistiques web. Nous faisons cela pour voir comment les visiteurs utilisent notre site web. Ces informations nous aident à améliorer le site. Un cookie est un fichier qui est stocké sur votre ordinateur. Ces cookies peuvent être reconnus lorsque vous visitez à nouveau notre site web. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans notre déclaration sur les cookies sur notre site web.

1.11. Questions, remarques, plaintes et fruites de données

Pour toute question, commentaire ou plainte concernant la protection de vos données personnelles par Manuchar ou la présente déclaration de confidentialité, veuillez contacter le service juridique de Manuchar à l'adresse suivante: privacy@manuchar.com.

Si le GDPR s'applique à vous, vous avez également le droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité de surveillance de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de l'infraction présumée.

Si vous avez connaissance d'une violation de données ou si vous la soupçonnez, veuillez nous en informer immédiatement à l'adresse it.support@manuchar.com.

1.12. Informations sur les enfants

Les produits et services fournis sur nos sites Web ne sont pas destinés aux utilisateurs âgés de moins de 16 ans. Nous ne recueillons pas sciemment d'informations auprès d'enfants de moins de 16 ans. Si nous apprenons qu'une personne soumettant des informations a moins de 16 ans, nous nous efforcerons de supprimer ces informations dès que possible.

Les utilisateurs de notre site Web déclarent par la présente qu'ils ont au moins 16 ans ou l'âge de donner un consentement valable dans leur pays.

1.13. Modification

Manuchar peut apporter des améliorations, des ajouts ou des modifications à cette déclaration de confidentialité pour diverses raisons. La version la plus récente peut être consultée à tout moment sur notre site web. Cette version a été créée en février 2023.

*Cliquez ici pour télécharger l'annexe 1