Privacyverklaring voor werknemers & sollicitanten

In dit privacy statement leggen we uit wie we zijn, wanneer en waarom we je persoonlijke gegevens nodig hebben, welke gegevens we verzamelen, op welke manier en voor hoelang we ze verwerken, aan wie we ze kunnen doorgeven, wat je rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen.

Dit privacy statement is voor jou bedoeld wanneer:

je bij Manuchar solliciteert voor een tewerkstelling.
je bij Manuchar werkt.

1.1. Wat zijn persoonsgegevens?

De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 (GDPR) definieert een persoonsgegeven als volgt:

alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de GDPR.

1.2. Wie zijn wij?

Manuchar NV, gevestigd Rietschoorvelden 20, 2170 Merksem, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens (Verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de GDPR).

1.3. Wanneer verzamelen we je persoonsgegevens?

We verzamelen je gegevens zodra je je gegevens invult of achterlaat op onze website of op één van onze IT-applicaties/tools, of wanneer je je op een andere wijze aanmeldt (vb. jobbeurs). We kunnen je gegevens ook verzamelen wanneer je deze openbaar hebt gemaakt op publieke/sociale media (vb. LinkedIn) waaruit zou kunnen blijken dat je geïnteresseerd zou zijn in een tewerkstelling.

We verzamelen je gegevens eveneens in het kader van de voorbereiding van de afsluiting van een arbeidsovereenkomst alsook in de loop van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.

1.4. Waarom hebben we je persoonsgegevens nodig?

We verzamelen je persoonsgegevens voor de HR-gelieerde doelen hieronder vermeld en zullen deze gegevens niet gebruiken voor andere doelen zonder je daarvan op voorhand te verwittigen en, indien nodig, je toestemming daarvoor te vragen.

Meer specifiek gebruiken we je persoonsgegevens om, in voorkomend geval:

je op te nemen in onze database van sollicitanten die we doorzoeken om geschikte kandidaten te selecteren voor de functies waarvoor we rekruteren (vaste of tijdelijke medewerker).
Indien we in de toekomst bij onze selectieactiviteiten zouden werken met uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde selecties, waaronder profilering, zonder enige tussenkomst van een lid van ons HR-team, dan zullen we je desgevraagd informeren over het bestaan, de onderliggende logica, het belang en de verwachte gevolgen ervan voor jou.
je profiel te kunnen bepalen en je geschiktheid te kunnen beoordelen als kandidaat voor de functies waarvoor we rekruteren. Hierbij kunnen we onder meer gebruik maken van de resultaten van testen die wij van jou afnemen (online persoonlijkheidstesten, taaltesten, assessments,…) en van (online)-referentiechecks die we enkel met jouw uitdrukkelijke toestemming doen bij de door jou opgegeven personen/bedrijven. We kunnen je ook vragen om op vrijwillige basis meer informatie over jezelf te geven om je kansen op werk te vergroten.
je interessante vacatures en jobaanbiedingen via telefoon, e-mail, sms of andere media te kunnen doorsturen.
je informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van Manuchar (vb. jobbeurzen of andere events die je zouden kunnen interesseren) en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en competenties.
je persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen door het aanbieden van onder meer opleidingen, begeleidingen, workshops, enz., bij één van de bedrijven van Manuchar zelf of bij een derde partij.
een werkgeversrelatie met jou aan te gaan en te onderhouden en alle daaraan verbonden administratie uit te voeren, zoals personeelsbeheer, loonverwerking, welzijn op het werk, arbeidsgeneeskunde (medische onderzoeken), enz.
subsidies aan te vragen (RSZ-verminderingen, vrijstelling bedrijfsvoorheffing, premies, ...).
wettelijke verplichtingen na te leven, zoals onder meer correcte persoonsidentificatie, toepassing van arbeids-, fiscale en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude, illegale tewerkstelling en terrorisme, toepassing van nationale en internationale sanctiewetgeving, enz.
aan bepaalde kwaliteitsdoelen te voldoen, zoals het behalen en behouden van bepaalde certificaten of kwaliteitslabels.
aan managementdoelen te voldoen waaronder het aanleveren van managementinformatie, evaluaties, het uitvoeren van interne controles ter voorkoming van fraude en het uitvoeren van (interne/externe) audits en accountantscontroles.
de bedrijfsveiligheid te garanderen. Hiertoe kunnen we onder meer je identiteit controleren bij toegang tot ons kantoor. We kunnen eveneens de activiteiten in onze systemen controleren om misbruik van informatie van onze databases te voorkomen en onze belangen en die van alle in onze databases opgenomen personen te beschermen.
je toe te laten om je rechten uit te oefenen en achteraf te kunnen aantonen dat wij gevolg hebben gegeven aan deze rechten.

We gebruiken en verwerken je persoonsgegevens, naargelang de soort verwerking, op basis van:

jouw toestemming: bij online sollicitatie geef je ons jouw toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens in het kader van selectieactiviteiten, voor het nemen van referenties bij de door jou opgegeven personen/bedrijven of voor het ontvangen van commerciële aanbiedingen.
onze (pre)contractuele relatie: wanneer we met jou een arbeidsovereenkomst sluiten hebben we een aantal gegevens nodig om die overeenkomst te kunnen opmaken en daarna correct te kunnen uitvoeren. We hebben dan ook steeds je contactgegevens nodig om onze contractuele verplichtingen te kunnen nakomen.
de wettelijke verplichtingen van Manuchar: een arbeidsrelatie is onderworpen aan tal van wettelijke verplichtingen. We moeten tijdig en voor de volledige duurtijd van die verplichtingen over alle informatie beschikken die nodig is om aan die verplichtingen te kunnen voldoen of om bij controle achteraf te kunnen aantonen dat we aan onze verplichtingen hebben voldaan. Zo moeten wij bijvoorbeeld je tewerkstelling tijdig aanmelden bij de overheid (Dimona-aangifte), je loon correct berekenen en tijdig uitbetalen op jouw bankrekeningnummer en je prestaties aangeven bij de diverse instanties van de sociale zekerheid en de fiscus.
het legitiem belang van Manuchar of van een derde partij: indien nodig, gebruiken wij je gegevens om tegemoet te komen aan gerechtvaardigde belangen van Manuchar of van derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren voor toegangscontroles of interne controles en audits om de veiligheid en continuïteit van onze systemen en bedrijven te verzekeren. Dit legitiem belang is ook aanwezig wanneer we je gegevens moeten bijhouden in het kader van het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een eventuele rechtsvordering.

1.5. Welke persoonsgegevens verwerken we van jou?

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een goede dienstverlening. Een deel van deze gegevens (vb. identiteit, loon en andere arbeidsvoorwaarden…) is verplicht. Daarnaast kunnen wij beschikken over aanvullende gegevens (vb. referenties, eigen voorkeuren voor bepaalde functies, volledig cv, foto’s…) Als je ervoor kiest om ons je gegevens te verstrekken, mogen wij deze gegevens gebruiken in het kader van je tewerkstelling.

Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die je aan ons verstrekt. Je doet er goed aan om elke wijziging in je persoonsgegevens steeds zo snel mogelijk aan ons door te geven, en dit via be.hrm@manuchar.com.

Het gaat onder meer om de volgende persoonsgegevens:

naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;
geboorteplaats- en datum, geslacht, burgerlijke staat;
nationaliteit en indien nodig identiteitsbewijs, arbeidsvergunning en verblijfsdocument (controle verplicht op basis van de wetgeving op de tewerkstelling van vreemde werknemers);
INSZ-nummer (als uniek identificatienummer en in het kader van de verplichte aangiften bij en contacten met de verschillende overheidsinstanties);
curriculum vitae (cv), motivatiebrief, informatie over opleiding/diploma’s en werkervaring, publiek gemaakte gegevens (social media inbegrepen), informatie die je tijdens een sollicitatiegesprek aan ons bezorgt;
foto’s en video-introductie (enkel op vrijwillige basis);
gegevens, waaronder resultaten, over trainingen en opleidingen en/of testen/assessments die je hebt gevolgd of gedaan;
overige gegevens die van belang kunnen zijn in het kader van de beoordeling van je geschiktheid als kandidaat, zoals getuigschriften en referenties (enkel met jouw toestemming);
tijdsregistratie, gegevens over je beschikbaarheden en vakantieperiodes;
evaluaties van je kennis, vaardigheden, attitude, enz.;
onkosten;
overige gegevens die nodig zijn voor een correcte administratieve afhandeling (personeelsbeheer, loonverwerking en -betaling, afwezigheidsregistratie, enz.).

Welke bijzondere persoonsgegevens verzamelen we eventueel van jou:

uittreksel strafregister: dit vragen we uitsluitend wanneer dit wettelijk verplicht is.
gezondheidsgegevens: we verwerken geen gezondheidsgegevens behalve in het kader van de wetgeving inzake welzijn op het werk (attesten medische keuring) en de aangifte en het beheer van arbeidsongevallen. Indien je ons zelf vrijwillig persoonsgegevens over je gezondheidstoestand doorgeeft, registreren we deze gegevens enkel op jouw uitdrukkelijke vraag en enkel indien ze een impact kunnen hebben op jouw functioneren en de door jou uit te voeren taken.

1.6. Met wie delen we je persoonsgegevens?

Alleen indien nodig voor de uitvoering van je tewerkstelling, de verwezenlijking van de onder punt 1.3 vermelde doelstellingen, het nakomen van een wettelijke verplichting (van Manuchar of van een derde partij) of de behartiging van een gerechtvaardigd belang (van Manuchar of van een derde partij) kan Manuchar bepaalde van jouw persoonsgegevens overmaken:

aan Manuchar NV of andere vennootschappen binnen het Manuchar concern in België, voor onder meer:
- managementinformatie;
- interne audits;
- interne dienstverlening;
- screening van personen in het kader van de Europese wetgeving inzake financiële sancties (financiering van terrorisme);
aan leveranciers van Manuchar, voor onder meer:
- het leveren van diensten of het uitvoeren van taken en opdrachten in naam en voor rekening van Manuchar (vb. IT-providers, cloud-providers, sociaal secretariaat, onderzoeksbureaus, toegangsbeveiliging, indienen subsidiedossiers, ...);
- het leveren van diensten aan Manuchar in het kader van tewerkstelling (vb. externe medische preventiediensten, leveranciers van maaltijdcheques en ecocheques, verzekeringsmaatschappijen, …);
aan onze bedrijfsrevisoren, audit en certificatie kantoren, voor onder meer:
- audit van onze jaarrekeningen;
- verkrijgen en behouden van bepaalde certificaten;
- audit van subsidiedossiers (vb. Europees Sociaal Fonds);
aan diverse overheidsinstanties, zoals onder meer:
- federale en regionale inspectiediensten en erkenningsinstanties;
- sociale zekerheidsinstanties;
- fiscale autoriteiten;
aan alle andere derden waar we daartoe worden verplicht bij wet, gerechtelijk bevel of vonnis. Je persoonsgegevens worden door Manuchar niet verkocht, noch verhuurd of commercieel ter beschikking gesteld aan derden.

Bij de ontwikkeling van de activiteiten van Manuchar mag Manuchar activiteiten of activa verkopen. In geval van een verkoop, fusie, reorganisatie, ontbinding of gelijkaardige gebeurtenis, kunnen je persoonsgegevens en andere informatie deel uitmaken van de overgedragen activa.

Wanneer onze leveranciers je persoonsgegevens verwerken in opdracht van Manuchar, handelen zij als verwerkers zoals bepaald in de GDPR. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkingsovereenkomst en stellen alles in het werk opdat zij jouw persoonsgegevens op voldoende wijze beveiligen.

Je persoonsgegevens kunnen in bepaalde uitzonderlijke gevallen worden doorgegeven buiten België en buiten de Europese Unie. Manuchar neemt daarbij de nodige contractuele en technische beveiligingsmaatregelen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Voor verdere vragen hierover kan je terecht bij het juridisch department.

1.7. Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

Wij garanderen dat we je gegevens niet langer bewaren dan vereist door de wet of de interne reglementen van toepassing binnen onze bedrijven. De standaard bewaringstermijnen zijn afhankelijk van de doelstellingen waarvoor we je gegevens verwerken.

Sollicitant:

We bewaren alle gegevens betreffende je sollicitatie (CV, testen, notities van gesprekken,...) gedurende 2 jaar.

Werknemer:

We bewaren al je tewerkstellingsgegevens (identificatie, prestaties, loongegevens, multifunctionele aangifte bij de RSZ, fiscale aangifte, ...) voor een periode van 10 jaar na het einde van je arbeidsovereenkomst. Dit doen we om tegemoet te komen aan allerlei sociale, fiscale en andere wettelijke verplichtingen en verjaringstermijnen.

1.8. Beveiligingsmaatregelen?

Manuchar doet er alles aan om je persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. We doen dit aan de hand van fysieke, administratieve en technologische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen bevoegde personen krijgen toegang tot onze systemen en toegang is beperkt tot de systemen die zij om professionele redenen nodig hebben. Deze personen moeten ons intern beleid inzake privacy en gegevensbescherming kennen en correct toepassen. Voor zover gegevens worden verstrekt aan derden, komt Manuchar met deze derden overeen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

1.9. Wat zijn jouw rechten?

Manuchar verwerkt je persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van dit privacy statement. Als betrokken partij beschik jij over een aantal rechten die je op elk moment kan uitoefenen.

Je kan volgende rechten uitoefenen:

recht op weigering of intrekking van je toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op de voorafgaande toestemming, beschik je over het recht om die toestemming in te trekken. Het intrekken van je toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking van die gegevens vóór de intrekking of de rechtmatigheid van de verwerking van (een aantal van) diezelfde gegevens om andere redenen als opgesomd in punt 1.3 van dit privacy statement.
recht van bezwaar
Je kan je verzetten tegen het verwerken van je persoonsgegevens. Dit kan je enkel doen tegen een verwerking die gebeurt op basis van de gerechtvaardigde belangen van Manuchar of van een derde (zie hoger in punt 1.3). Bij de uitoefening van dit recht zal je moeten aangeven tegen welke verwerking je precies bezwaar maakt en om welke specifieke redenen. Dit is nodig om een correcte belangenafweging te kunnen doen.
recht van inzage
Je kan uitsluitsel vragen over het al dan niet verwerken van je persoonsgegevens.
Als dit het geval is, kan je inzage krijgen in die persoonsgegevens en kan je volgende informatie opvragen: de verwerkingsdoeleinden, de categorieën van persoonsgegevens die we van jou bewaren, de categorieën van ontvangers ervan (derde landen of internationale organisaties), de bewaartermijnen of de criteria om die te bepalen, andere bronnen van herkomst van je gegevens. Bij het verstrekken van deze informatie moeten wij steeds rekening houden met de rechten en vrijheden van andere personen.
recht op rectificatie (verbetering en aanvulling)
Je kan vragen om alle volgens jou onjuiste of onvolledige persoonsgegevens recht te zetten of aan te vullen. Bij de uitoefening van dit recht zal je moeten aangeven welke gegevens je precies wil rechtzetten of aanvullen.
Onjuiste objectieve persoonsgegevens (vb. foutieve schrijfwijze van je naam, verkeerd adres, …) worden steeds rechtgezet zoals gevraagd. Volgens jou onjuist geachte subjectieve persoonsgegevens (vb. negatieve evaluatie, ongunstige testresultaten, …) worden slechts aangepast indien wij het met jou eens zijn. Indien niet, passen wij deze persoonsgegevens niet aan, maar noteren wij je eventuele aanvullende verklaring hierover.
recht op overdraagbaarheid
Je hebt het recht om de persoonsgegevens die je zelf aan Manuchar hebt bezorgd, door Manuchar in elektronische vorm te laten overdragen naar jezelf (via je e-mailadres dat je opgeeft) of naar een andere door jou aangeduide verwerkingsverantwoordelijke (via zijn e-mailadres dat je opgeeft).
recht op gegevenswissing (vergetelheid)
Naargelang de situatie waarin je je bevindt op het ogenblik van de uitoefening van dit recht, heeft dit verschillende gevolgen:
- Je hebt nooit gewerkt voor Manuchar:
  De gegevens van je dossier bij Manuchar worden gewist.
- Je hebt in het verleden gewerkt voor Manuchar:
  De gegevens van je tewerkstellingsdossier kunnen om wettelijke redenen niet worden verwijderd en zullen door Manuchar worden bijgehouden tot 10 jaar na het einde van je tewerkstelling. De overige gegevens waarvan wij niet verplicht zijn om deze bij te houden, worden gewist.
recht op beperking van de verwerking
Je hebt het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken wanneer:
- je de juistheid van je persoonsgegevens betwist (voor de duurtijd van de controle door Manuchar).
- de verwerking van je persoonsgegevens door Manuchar onrechtmatig zou zijn maar je toch je recht op gegevenswissing niet wenst in te roepen.
- wij jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor de in dit privacy statement opgenomen doelen (punt 1.3), maar jij deze wel nog nodig hebt voor het instellen, het uitoefenen of het onderbouwen van een rechtsvordering.
- je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van bepaalde van je persoonsgegevens (voor de duurtijd van de belangenafweging).

Je kan je rechten in principe kosteloos uitoefenen. Dit doe je door een mail te sturen naar HR.
Ten laatste binnen de maand na ontvangst van je mail zullen wij je schriftelijk informeren over het gevolg dat we aan je aanvraag hebben gegeven. Afhankelijk van de moeilijkheid van je aanvraag of het aantal verzoeken dat we ook van andere personen krijgen, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. In dit geval verwittigen we jou wel binnen de maand na ontvangst van je mail over deze verlenging.

In sommige gevallen (vb. wettelijke verplichtingen, rechten van andere personen, verjaringstermijnen, ...) zal je jouw rechten niet of niet volledig kunnen uitoefenen. Je zal hierover dan bericht krijgen met de redenen waarom we niet of niet volledig aan je aanvraag kunnen voldoen.

1.10. Cookies

Op onze website maken wij gebruik van cookies en webstatistieken. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Een cookie is een bestand dat op je computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. Je kan hier meer over lezen in onze Cookie Policy op onze website.

1.11. Vragen, opmerkingen, klachten en datalekken

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van je persoonsgegevens door Manuchar of over dit privacy statement, dan kan je contact opnemen met de HR-afdeling.

Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), op het volgende adres: Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.

Heb je weet van een datalek, of heb je een vermoeden van een datalek, dan vragen wij je om dit steeds onmiddellijk aan ons door te geven via it@support.com.

1.12. Wijzigingen

Manuchar kan om uiteenlopende redenen verbeteringen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in dit privacy statement. De meest actuele versie kan je te allen tijde inzien op de website van Manuchar. Deze versie is opgesteld in december 2021.